書籍 6時に帰るチーム術 小室淑恵など、あなたの本当の価値を引き出すおすすめ資格一覧

書籍 6時に帰るチーム術 小室淑恵

書籍 6時に帰るチーム術 小室淑恵

◎「チーム術」を実践する6ステップ・25のツール

1.現状を見える化する
(1)朝メール
   時間の見積りと優先順位を共有する
   ・時間は15分単位で考える
   ・業務とそれにかける時間(時間見積もり)をセットで考える
   ・残業は見込まず、就業時間内で終わるようにスケジュールを立てる
   ・各業務に優先順位をつける

(2)夜メール
   実際にかかった時間を振り返る
   ・時間見積もりと実際にかかった時間の差異
   ・反省点とよかった点
   ・翌日の予定

(3)1週間記録シート
   時間の使い方の傾向を把握する
   ・夜メールをもとに作成。傾向がわかれば十分。ただし、就業時間と残業の
    区分はしっかりしておく。

(4)業務分析シート
   業務の種類ごとに時間を集計する
   ・1週間の業務時間を項目ごとに集計する。


2.課題とビジョンを共有する
(5)課題発見シート
   ワークとライフの自己評価
   ○ワーク
    ①生産性・・・5段階で自己評価
    ②成果・・・会社やチームへの貢献を定量的なもの、定性的なものに区分
          して記入。
    ③直近1年間の月間労働時間・・・会社の公式の記録ではなく、チームの
                    業務改革のための試行であることを説
                    明しておく。
    ④自分の生産性(①)の高低を判断した理由
    ⑤理想と行動
   ○ライフ
    ①仕事以外の時間の充実感
    ②成果・・・直近1年間の仕事以外の成果を書く(結婚、趣味、勉強など)
    ③1日の時間の使い方・・・平日と休日それぞれの平均的な過ごし方を記入
    ④仕事以外の時間の充実感(①)を判断した理由
    ⑤理想と今後の行動

(6)見直し面談
   一人ひとりの気付きを深める
   ・朝メール、夜メール、1週間記録シートを見て各メンバーの時間の使い方
    を探る。(特に残業)
   ・業務分析シートを見て、かける時間を減らせそうな業務を見て削減目標を
    決める。

(7)チームビジョン
   会社の方針をチームに落とし込む
   ・マネジャーは自分の言葉でチームのビジョン、数値目標をつくる
   ・「利益」を意識させるためにコスト情報をオープンにしておく

(8)カエル会議
   チームで問題意識を共有する
   ・見直し面談の内容をチーム全体の会議でフィードバック

(9)ドリームミーティング
   年に数回ビジョンを語り合う
   (例)1日かけてディスカッションを行う
      ・フリーディスカッション:会社の目標・部門の目標を自由に話す
      ・個人の目標も自由に話す
      ・付箋に書き出し、カテゴリー別に分類
      ・チームの目標に落とし込む
      ・目標とそれに伴う数値を設定する
      ・メンバー全員が目標・数値に関する背景について共通認識を持って
       いるため、行動のベクトルが揃う

3.仕事の中身と分担を見直す
(10)ムダトリ会議
   業務を仕分けしてムダを省く
   ・1週間記録シートを持ち寄り、利益に直接つながる「コア業務」と内部向
    けの「ベース業務」に区分する。
   ・「ベース業務」をさらに細分化する。
    ①やめる
    ②減らすためのルールを作る
    ③人の力を借りる(アシスタント振り分けやアウトソース)
    ④標準化(マニュアル化)する
    ⑤やり方を変える
    ⑥部長決定の保留案件にする
   ・メンバー個人とチームで定量的な目標設定を行う

(11)引き継ぎマニュアル
   今日入った人もすぐに動ける
   ・作業の手順、主な連絡先、よく使うメール文面の雛型、関連資料の保管場
    所、これまでの打合せ等の議事録、変更した日付&変更した人の名前など
    をセットにしてまとめておく。

(12)マルチ担当制
   1人が複数&1ヵ所を数人で担当
   ・業務ごとにメイン担当・サブ担当を配置
   ・新入社員は短時間労働者と組ませる
    →「1人で責任を持つ時間」が発生することで、新入社員の仕事の覚え方
     が飛躍的に早まる

(13)ミニドミノ人事
   メンバーの休みをチャンスに
   ・職位・賃金はそのまま。能力とやる気に応じて期間限定で上の職位の業務
    を代行。期間内の評価が高ければ次の人事のタイミングで昇進→ポジショ
    ンと役割で人は育つ

4.評価ポイントを見直す
(14)プラスα評価
   助け合いと効率化を評価する
   ・チームを変える3つの評価ポイント
    ①人を育てあうこと
    ②時間を意識すること
    ③結果に至るプロセスを重視すること
   ・具体的には次の2点を加える
    ①成果を上げるときに「誰の情報提供やサポートを受けたか」
    ②成果を上げるときに「どれくらいの時間をかけたか」

(15)全員メンター制
   育て合う習慣をつくる
   ・メンターをマネジャーが決め、メンターをするメンバーの育成もはかる
   ・メンターの役割
    ①朝メールへのフィードバック
     業務の優先順位の確認、見積もり時間の確認、個別業務へのアドバイス
    ②夜メールへのフィードバック
     実際の成果と所要時間の確認、できたところをほめて次につなげるアド
     バイス、できなかったところの改善アドバイス
    ③上のマネジャーに仕事ぶりを報告
     「ほめること、できたこと」を優先して報告
    ④育成方針を他の社員と共有
     「ほめるポイント」と「注意の仕方のポイント」を共有
    ⑤面談する
     「朝メール」「夜メール」から課題を見つけ、時期を選んでアドバイス
     する
    ⑥課題を与え、解決の相談に乗る
     チャレンジの機会を与え、与えた後にも指導・相談に乗って成功体験に
     導く

(16)ほめ9:ダメ1
   効果的なほめ方で意欲を引き出す
   ・ほめるためのテクニック
    ①人を介してほめる
    ②プロセスをほめる
    ③人を助けたことをほめる
    ④皆の前で/皆でほめる
    ⑤存在そのものに感謝する

(17)アクションシート
   成果へのプロセスを読み解く
   ・アクションシートで重要なのは「達成できなかった要因」を分析すること

5.仕事の進め方を変える
(18)カンタンIT
   いつでも誰でも情報共有
   ・メールがすべての基本・・・メールのタイトルはわかりやすく、メールの
                 内容は重要なこと・決定事項から、判断の選
                 択肢を用意
   ・メーリングリストを活用

(19)全部議事録
   会議をはじめ、全業務を「記録化」する

(20)スキマ面談
   ランチや移動時間を活用する

(21)在宅勤務システム
   育児・介護メンバーも通常戦力に

(22)スキマ備忘録
   「即時アウトプット」で時間を節約
   ・会議や打合せが終わるたびに要点をまとめたメモをつくる。作成時間はス
    ケジュールに組み込んでおく。

(23)ミニ締め切りルール
   仕上がりの質を確保する
   ・チェックを入れるタイミングを決めておく

6.変化を周囲に広げる
(24)変化報告シート
   チームの変化を人事部にプレゼンする
   ・課題発見シートを比較

(25)カエル!ジャパン
   政府の取り組みにうまく乗る

HP
http://www.work-life-b.com/

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